Pflicht-Angaben in geschäftlichen Mails

Bestimmte Angaben sind seit einiger Zeit Pflicht in geschäftlichem Briefverkehr; darunter fallen auch E-Mails. Grundlagen dieser Vorschrift sind § 37a HGB, § 80 (1) S. 1 AktG und § 35a (1) S. 1 GmbHG: Ein Gewerbetreibender muss seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Informationen mitteilen. Die Regelungen gelten für Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Anfragebestätigungen, Bestellscheine, Lieferscheine, Angebote und Quittungen.

Was hierbei genau erforderlich ist, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Bei Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag muss der Name des Unternehmens, der Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname angegeben werden, darüber hinaus ist nach § 15b GewO (seit 22.06.2007 in Kraft) eine ladungsfähige Adresse in normalem Schriftverkehr notwendig - keine Postfachadresse! Die Vorschriften gelten nicht für Vereine und andere nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften.

Es ist nicht empfehlenswert, die Signatur mittels Anhang wie V-Card auszulagern, da nicht jeder E-Mail-Empfänger solche Anhänge öffnen kann. Lückenhafte oder gar gänzlich fehlende Informationen in E-Mails könnten als Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht ausgelegt werden.

Muster für die erforderlichen Angaben in geschäftlichen E-Mails

Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag

Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder zulässige Abkürzung
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Der volle Name des Inhabers muss nicht angegeben werden.

Partnerschaftsgesellschaften (PartG)

Gesellschaftsform
Sitz der Partnerschaftsgesellschaft
Partnerschaftsregisternummer

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz "oHG" oder "KG"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Wenn keine natürliche Person als Gesellschafter auftritt, sondern eine GmbH oder AG (z. B. GmbH & Co.KG), muss dieser Gesellschafter ergänzt werden.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz "GmbH"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers
Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet, ist der Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben.

Aktiengesellschaft (AG)

Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz "AG"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden

Genossenschaften

Gesellschaftsform
Sitz der Genossenschaft
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden
Hat der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden, ist der Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben.

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